自分の中に仮想の事業部を作ればフォルダ管理が楽になる。

小さい会社ゆえ、いろいろな仕事が降ってきてパソコンのフォルダの階層がぐちゃぐちゃになってきて、フォルダが分かりづらくてずっとモヤモヤしていました。

あまりに探すのに気持ち悪いので、自分の中で仮想事業部を作ってフォルダ分けしたら、フォルダの分け方が明確化できて、ファイルが迷子にならず、分類も簡単になりました。

フォルダがぐちゃぐちゃになるのは何故か?

結局なにかファイルが発生するときにどのファイルに入れればいいかがわからなくなるのがすべてぐちゃぐちゃになるスタートです。

  • 大分類>中分類>小分類などの階層がグチャグチャ
  • 仕事の種類が多くて複雑化
  • 優先順位がわからない

などなど最初に曖昧なフォルダを作ってしまったがために、どんどん複雑なファイル校正になってしまいました。もちろんグチャグチャになると、バックアップを取るのも怪しくなります。

自分の仕事を棚卸してみる

今自分の中でどんな仕事をしているのかを一度棚卸してみました。

  • 売る仕事ーーーお客さんに対しての仕事
  • 仕入れる仕事ーーー原価のこととか
  • 品質を上げる仕事ーーー製造関連の情報
  • その他の雑多な仕事

この中で一番最後の雑多な仕事フォルダがグチャグチャでした。

自分の中で仮想事業部を作ってみる

このグチャグチャになっていた社内の雑多な仕事を管理しようと思っていろいろ考えた結果、自分の中の仕事を仮想事業部を作ってフォルダを作るのが一番理想的だという結論になりました。

大企業の組織の弊害は、縦割りになってお互い干渉しなくなるということだと思うのですが、それって逆をとると、どの部署がやる仕事なのかがすごく明確だということ。

それであれば、自分の中でやらなければいけない、多種多様な仕事を勝手に仮想事業部を作ってその部署ごとにフォルダで管理すれば、グチャグチャにならないのではないかと思いました。

そうすれば仕事が発生したときにフォルダが迷子になることもないかなと思って、分けてみたらスッキリして、今のところ仮想事業部フォルダ作戦で落ち着きました。

Users horiekenji Documents Magic Briefcase 301 社内

  • WEB戦略室ーーー会社のサイトやブログのことなど
  • システム部ーーー社内の販売管理システムとかPCの管理など
  • デザイン部ーーーロゴデータや名刺、会社案内などのパンフレットなど
  • マーケティング部ーーー広告関連など
  • 資料室ーーー過去の参照フォルダや何かのために取っておきたい物
  • 総務部ーーー緊急連絡網などなど
  • 東京オフィスーーー経費精算や契約書などなど事務所関連
  • 法務部ーーー特許や実用新案のことなどの資料

もちろんバックアップは厳重にSugarSyncかDropBoxで保管を

仕事のデータは一番大切なので、今はSugarSync50GBを契約しているので、すべてをMagicBriefcaseにいれて自動バックアップしています。この1000円/月は重要だと思います。まだSugarSyncかDropBoxを初めていない人は以下のリンクから申し込んでもらえれば、容量が増えて僕が喜びます。

SugarSyncはこちら
DropBoxはこちら

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