新しくなった Evernote Hello を新年度から名刺管理に使ってみる

EVERNOTE  Helloがバージョンアップされて、いろいろ使いやすくなったので、今までの名刺管理を少し見なおしてみようと思いました。

いままで上司の分なども含めて、2000枚くらいの名刺情報を管理していて、いままではScanSnapを使って登録をしていたんですが、名刺をたくさん交換するイベントでないときにはEvernote Helloを使うのが良さそうだなと思いました。

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EVERNOTE Helloでできること

Evernote Helloは人と会ったログが残せるアプリです。
仕事では名刺交換をしますが、プライベートなどで会った人の連絡先も残せるし、二回目に会ったときは一回目の基本情報+追加のアクティビティーを残せます。

基本的な内容は、Lifehacking.jpの堀さんの記事が分かりやすいです。イベントなどの時に会場にる人が多ければイベントなどの時には一度に交換することができます

その場の全員と一度に「名刺」交換できる Evernote Hello Connect がすごい | Lifehacking.jp

EVERNOTEで名刺を管理するメリット

  • いつでもどこでもチェックできる 
  • 検索が最強なので、探し出すのが簡単で早い 
  • 名刺がなくてもメールの署名などでも連絡先が登録できる 
  • CRMなどに比べて登録が簡単 

とにかく登録が楽で、検索がすぐできて、どこでもチェックできる。
完璧を求めすぎない営業的名刺管理の今のところのベストプラクティスがEvernoteでした。

Evernote 1

Evernote Helloを使ってみる

起動して右上の”+”ボタンから新規登録をすると、

  • 入力・・・手入力で登録する 
  • 名刺をスキャン・・・名刺画像から読取ります。今回この機能が強化されました。超絶便利です。 
  • Hello Conectionを使用・・・イベントなどでお互いがEvernote Helloを使っているときはこれが一番簡単です。

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名刺を読み取って登録

名刺を読み取ります。
今回は、キラキラ光る名刺の時に光の反射せずに読み取ることができます。名刺を撮ろうとすると、どうしも自分の手やスマホが影になってうまく撮ることができないので、反射する素材でないときはOFFにするのがいいかと思います。多分、アプリ内でフラッシュが強く当たっているところは暗く補正してくれているっぽいので、画像の視認率は高いです。

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読み取った名刺から情報がOCR化される

読み取った名刺から、名前やメルアドなどが表示されるので、違っているところだけ修正すればOKです。何回か撮ってみたところ、ゼロ”0”がオー”O”になる時が多かったのですが、書体の問題もあると思うので、ここは大した問題では無いと思っています。

というか、個人的にはすべての名刺の登録を完璧にして気分的に不安になるようなら、とりあえずは修正せずに登録してしまうのがいいと思っています。おそらく名刺交換した人のほとんどにメールを送ることは無いと思うのでまずは入力の楽さを追求しないと長続きしないと思います。

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読み取った情報を追記して修正する

この人とは本当に後から連絡したいなと思うときだけ、追記項目を修正していこうと思います。Evernote HelloのすごいところはFacebookなどから一致する情報が見つかったときにはデータを引っ張ってくれたりするようです。

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二回目以降は名前から見つけて追記する

たとえば名刺の裏も写真を撮っておいたり、違う場所で会った時には基本情報にノートを追加していきます。ノートにはGPSからの位置情報がついてくるので、記憶をたどるのにちょうどいいです。

どこで会ったかメモしたり、タグ付けしておけばいいのですが、取り込みの手間は少なくするのがいいと思うので、最低位置情報と日時が合っていれば、大体人間は見当がつくなと最近思います。

それくらいゆるい状態で名刺は管理しないと100%継続は難しいです。

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アプリ上では一つのアイテムにまとまって表示され、Evernoteアプリでは都度ノートが追加されていきます。

ここが運用をどうするか考えるところですが、自分の”名刺ノートブック”は「1人につき1ノート」を基本にしているんですが、Evernote Helloだと、二回目以降に都度新しいノートが作られていきます。

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「名刺情報ノートブック」と「商談ノートブック」の使い分けをどうするか個人的に考える

これはいい悪いの内容ではなく、アプリが人に会ったログを記録するということなので、人に会ったときの情報に名刺などの情報がへっついているイメージです。

個人的に営業活動をしたりイベントで人に会ったときの「名刺情報ノートブック」と人にあって話をしたりした「商談ノートブック」の2つが存在しているんですが、それが混じってしまうので、このあたりをどう運用するかはこれからどうしようかなと思っています。

今のところ一番最初に作った名刺だけを「名刺情報ノートブック」に移動して残りはデフォルトノートブックを「商談ノートブック」にしようかなと思います。

何でもできるEvernoteを人にすすめるときに単機能アプリはとても便利です。

Evernoteは何でもできてしまうので、あまりパソコンに詳しくない人は登録したはいいけど、何に使っていいかわからないから放置しているという人がほとんどです。

その分iPhoneなどのEvernote関連のアプリは、写真を登録だけしたり、メモだけ登録したり、一日分のメモが1ノートになったりするアプリがあるので、「名刺管理なら〇〇のアプリ」「社員の前で話す内容をメモするなら〇〇のアプリ」と分けてしまうと理解しやすくなって使いこなすのに少し近づくのかなと思います。

その点でEvernote Helloはバッチリなアプリだと思います。

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