ScanSnapの設定をきちんとしよう!最初が肝心の #scansnap マネージャーを考える

僕は部屋の収納や掃除は苦手ですが、デジタルのフォルダ管理と整理はめっぽう得意な@kenji904 です。

今回スキャンスナップアンバサダーになりまして、ちょうど子供が小学校に入学したので、scansnapマネージャーを見直したら、設定上限の20を超えてしまったので、スキャンスナップマネージャーの設定を晒してみたりします。

Scansnap使い分け

なにはなくともドキュメントスキャンがないと始まりませんが、自宅の仕事場には今となっては1世代前のS1500があります。耐久性が高いので、まだまだ壊れる気配が無いので、そろそろ壊れないかなと念じているところです。名刺などはイベントで溜めったときはこれでやっています。

また出先や自宅の台所などではS1100を使っています。会議とか出先でも電源がなくてもバスパワーでスキャンできて価格も2万いかないので、1台もっておくとすごく便利だと思います。

また子供の長い作品などはS1100の方がやり安いので、個人的にS1100が大好きだったりします。

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スキャンスナップを買ったときは設定をきちんとするのが成功への近道

ドキュメントスキャナーを買ったときには、かならずスキャンスナップマネージャーの設定をきちんと考えましょう。なぜならこういう設定は購入時の一番テンションの高いときにやらないと後からやるのが超面倒なので結局使いこなせず机の奥に眠ってしまうことになります。

なんのために設定するのか

スキャンするのにフォルダ設定するのがいちいち面倒なんですよね。とりあえずスキャンしたらどこにデータがあるかわからないと日々スキャンする手が止まってしまいます。 いっぱいやるものほど単機能が必要 だとおもっているので、ここのあたりはきちんと押さえておきたいなと思います。

何をスキャンしたくて買ったのか?

そもそもスキャナーで電子化するために◯万円するスキャナーを買うと言うことは何を電子化したいのか明確になっていると思います。

  • 日々溜まる名刺を管理したい
  • 子供の小学校の書類をどうにかしたい
  • なくすと大変な保証書を取っておきたい
  • 本を自炊したい
  • 仕事の資料を捨てる前に保存しておきたい

などなど、scansnapマネージャーは保存できるフォルダを管理できて、スキャンする設定を選べるので、これをしっかり管理してしまえばこれから先のスキャンライフはらくちんで心理的ハードルが低くなります。

個人的スキャンスナップマネージャーの管理方法

スキャンスナップの設定のキモはこれだけです。スキャンの綺麗さとかありますが、全く気にしていなくて全て同じ設定のままです。底まで気にしていたら精神的に疲れます。肝心なので、スキャンした後にどう使うかだけなんです。

  • Evernoteに自動的に流せる
  • スキャンデータの保存先フォルダを選ぶ
  • OCR(文字認識)をしたPDFでスキャン
  • 片面/両面。表裏で1ファイルにする

設定は使用用途から保存するフォルダ単位で考える

  • 仕事 ー 営業としての対お客さんの書類
  • 仕事 ー 発注担当としての仕入先に関する書類
  • 仕事 ー 名刺管理
  • 家族 ー 自分の為の個人的資料
  • 家族 ー 奥さん/双子の娘それぞれの資料
  • 家族 ー 子供の小学校の資料

読み取り設定 2

アプリ選択ー全てEvernoteへ送る

わざわざスキャンするものなので、重要度は高いはずです。そして何かしら検索するはずなので、個人的には全てEvernoteにおくる一択です。

でも

Evernoteのノートブックは指定できないんです。。。

pfuさん。Evernoteのノートブック指定できると嬉しいです。。。

ScanSnap Manager  設定

保存先ーこれはご自由に

仕事の内容や家族それぞれのスキャン設定にわけているので、原本のデータをどのフォルダにいれるか設定します。原本を探すときもフォルダが指定されているので簡単です。
Evernoteで一覧からさがしてファイル名で検索したりしています。

ScanSnap Manager  設定 1

読み取りモードー片面か両面かそれくらい

ビックリするくらい色々選択がありますが、そもそもお任せ自動選択でいいと思っています。こだわる面倒くささは諦めてしまいたいです。
Faxとか紙の裏写りや、Evernoteで一覧表示させるのに片面スキャンしたい時があるので、ここは少しだけこだわって設定しています。
読み取りモードオプション 1

ファイル形式ー全てPDFでOCRは全てかけてます

なにかしら検索できる可能性を残すように全てOCRをかけて検索可能にしています。対象ページも基本的には前ページOCRかけます。

名刺スキャン用には表裏2ページで1ファイルに

設定ページごとにPDFファイルを作れます。名刺はイベントなどまとめてスキャンするので、2ページで1ファイルにしておくとEvernoteで一覧ノートブックが作れるので、おすすめです。

このあたりは@ushigyuさんが分かりやすくまとめてくれています。

EvernoteとScansnapを使った超便利な名刺管理法!その方法を具体的に解説します

PDFフォーマットオプション

あとは細かく設定できるんですが、気にしなくていいと思います

とにかくScanSnapは細かい設定が出来過ぎるので、分かりづらくなってしまいますが、ほとんどは気にしなくて良い項目なので、華麗にスルーしてしまえばいいと思います。
どのフォルダに入れるか?
1ページだけか複数ページか?
オモテ面だけか両面スキャンするか?
位なものです。

OCRにしても、スキャンスナップでOCRかけたPDFをEvernoteに送ってEvernote側のOCRと二回かけておけばだいたいヒットします。名刺はこれが完璧です。

あとはEvernoteのノートブックが指定できたら完璧なのに

APIとかプログラムとかわからないので、適当ですが、フォルダが管理できるならEvernoteのノートブックも指定ノートブックに入って欲しいです。これだけはいちいち手で移動させたり、AutoEverを起動しているので、ぜひともお願いしたいところです。

そして今回20個の設定を超えてしまったので、そろそろまとめ直そうかなと思っているこの頃です。

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