年賀状をファイルに入れるのが面倒なのでScanSnap+evernoteで家族と仕事の年賀状を整理する

年も開け通常モードで仕事も始まっていると思います。

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年賀状の整理って本当に面倒だと思います。

結婚したり、子供が生まれたりすると年賀状が増えたり、仕事でいただくことも多くなってきます。 最初は気合を入れてファイリングしたりするのですが、 そもそもファイルを買いに行くのがめんどくさい。 差し込むのがめんどくさい いろいろ面倒なわりにあまり見返さない となっていき、二年前位から次年度に年賀状を出す時にファイリングするという中途半端な状態になってしまいまったので、今年からはScanSnap+Evernoteにすることにしました。

年賀状の整理はScanSnap+Evernoteで

ということで今年からScanSnap+EVERNOTE運用に変えました。 原本はEVERNOTEのタグと同じ用に輪ゴムで括ってまとめて保管します。 年賀状ってみんなの個性がでるので、原本も捨てずにとっておきたい派なので、かさばらないように持っていたいです。 今までは毎年無印良品のクリアファイルを使っていました。

(1)まずははがきを仕分けする

スキャンする前にはがきを仕分けしましょう。 スキャンしてからEVERNOTEで仕分けしてもいいのですが、仕分けなどは圧倒的に現物で分けるほうが早いです。 あとで保存するノートブックとタグに合わせて分類してそれぞれ輪ゴムで止めておくとわかりやすいし楽ちんだと思います。 Lightroom 5 Catalog lrcat Adobe Photoshop Lightroom ライブラリ 4 11

(2)ScanSnap EvernoteEditionでスキャンする

家ではScanSnapEvernoteEditionを使っています。iX500などの方はushigyuさんのブログを参考にするのがわかりやすいです。

年賀状をScanSnapでスキャンしてデータ化、さらにEvernoteに自動保存するまでの全手順

ScanSnapEvernoteEditionは自動で書類を判別してくれますが、自動判別にすると、はがきは書類に分類されてしまうので、 いっぱいスキャンするとひとつの文章にまとめられてしまいます。

最近厚手の年賀状も増えていたり、表面がへっつきやすかったりするのですが、意外にスムーズに行きました。

Lightroom 5 Catalog lrcat Adobe Photoshop Lightroom ライブラリ

設定は「名刺」を使い自動判別しない

年賀状をスキャンすると自動判別では書類になります。 10枚スキャンすると10枚分が1PDFにマトメられてします。 なので、年賀状やはがきをスキャンするときは名刺設定にしておくと表裏でひとつのPDFにしてくれます。 もちろんOCRもかかります

スクリーンショット 2014 01 12 23 06 38

ローカルにPDFデータは残さない

個人的好みになりますが、最近はローカルにPDFのコピーは残さずにEvernoteのみにしています。 PCを引っ越すときにも面倒になるし、必要なときはEvernoteからダウンロードするほうが便利だと思っています。 とは言えお好みなのでお好きな設定でどうぞ。

(3)EVERNOTEでノートとタグに分けていく

スキャンする前に現物で分類しているので、Evernoteでの分類はあっという間に終わります。 タグ付けは一気に選択してつけれますし、ノートブックの移動も事前に分類してあるので、一気に出来ます。

Evernote 36

ノートブックは「年度_分類_役割」で分けておく

それぞれ皆さんのやりやすいように分ければいいかなと思いますが、僕の場合は年始に年賀状と一年分のはがきを保管するノートを作りそれぞれ仕事用と家族用に分けました。 圧倒的に年賀状が多いと思うので、普段の「引っ越したよ」とか「結婚したよ」みたいなものは一年分まとめておきます。 2014_年賀状_仕事用 2014_年賀状_プライベート 2014_はがき_仕事用 2014_はがき_プライベート

タグは誰のものかで分けておく

ノートブックで大まかに分けておいてあるので、タグはその中の役割や担当ごとに分けていきます。 仕事であれば大きく二種類あるのでそれごと。 プライベートは自分と奥さんとこどもで主にどっちの友達かによってタグ付けしておきます。 来年年賀状の仕分けが楽ちんです。 仕事:仕事A 仕事:仕事B プライベート:自分用 プライベート:奥さん用 プライベート:こども用

家族や同僚に共有リンクを送っておく

女性は結婚で名前が変わってしまったり、友達の子供の名前を忘れたりした時には年賀状が便利です。 なので、Evernoteの年賀状のリンクを共有しておくと便利です。 仕事でもオフィスの移転などもあるので、同僚と共有するのもお勧めです。 これができるのが実は一番のメリットかもしれません。

Evernoteでコラボレーションや情報公開―ノートブックの共有・公開 | Evernote日本語版ブログ

(4)年賀状の当選も取りこぼさず探す

ScanSnapiX500とらくらくライブラリを使うと当選番号は自動で探せるようですが、付属でついてくるソフトはあまり使いたくないし、ScanSnapEvernoteエディションでは らくらくライブラリはありません。

ScanSnap 年賀状整理 : 富士通

個人的には当選番号はOCRかかっていないとどうしようと思ってしまうタイプなのですが、Evernoteでは右側のビューで番号がみえるので、探すのも圧倒言う間にできそうなので、あまり問題にならないし、はがきをめくるよりも簡単な気がします。

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やっぱりScanSnapは一台あると便利ですね

ということで今までのめんどくさい年賀状の分類ももうこれでいいんじゃないかと思います。 iX500までガチでなくてもS1300は両面で来てコンパクトだし、個人的に大好きなS1100でも表裏通してもそんなに苦痛ではないし厚手のはがきがふえてきているので、むしろ通りやすかったりもします。 一家に一台ScanSnapがあると便利ですよ。

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